Hasta hace unos años, desde la irrupción de internet en nuestras vidas, se podía distinguir entre el mundo real y el digital, pero, a día de hoy, el mundo real ya es digital para las empresas.
El entorno digital, sin embargo, no es una zona sin ley. Es cierto que no está completa y perfectamente regulado, pero eso no quiere decir que las compañías no deban adoptar una serie de pautas para minimizar los riesgos legales que conlleva interactuar en él.
La primera recomendación es conocer el canal.
Así, la aplicación de WhatsApp, por ejemplo, no es una red de comunicación entre empresas, no al menos la más apropiada, ni tampoco con los trabajadores, aunque cada vez ésta pueda resultar un medio de prueba para según qué circunstancias y casos.
Un segundo factor a tener en cuenta es la normativa de protección de datos.
Por un lado, los empleados que manejen las redes sociales deben ser muy cuidadosos con la información que suban a las mismas de sus clientes; de lo contrario, pueden verse expuestas a fuertes sanciones.
Y además es preciso advertir que es importante que las empresas no publiquen información en las redes sociales o en su web que pueda comprometerles.
En cuanto a la publicación de fotos o vídeos que no sean de producción propia de la empresa, se debe ser consciente de que es un material sujeto a derechos de autor, y que las autorizaciones tienen una limitación espacial y temporal: los derechos se ceden para un país y por un tiempo.
Y en relación con ello, la actividad publicitaria a través de las redes sociales está sujeta a la normativa que regula esta actividad: la publicidad debe identificarse como tal, permitiendo conocer al anunciante determinado, y teniendo especial atención caso de que sea dirigida para menores de edad, para lo cual la normativa aún es más exigente .
Y más concretamente, es preciso prestar atención, a pesar de haberse tomado con la mejor intención, es la utilización de imágenes de los empleados para campañas de marketing: si la empresa lo hace sin haber obtenido el consentimiento expreso del trabajador, podría estar vulnerando su derecho a la propia imagen y este podría actuar contra ella.
En cuanto a la formación del personal propio, la empresa debe de tener en cuenta que los empleados también pueden comprometer a la empresa con su actividad (tanto en las redes de la compañía como en sus propios canales privados), resulta clave la formación previa a los trabajadores y el establecimiento de protocolos de actuación en la empresa. En el control laboral de la actuación de los trabajadores.
Dicho esto, es igualmente importante que la organización respete derechos como la libertad de expresión o la privacidad.
En otras ocasiones, los riesgos son externos: que un tercero emplee de forma ilícita la propia marca, se suplante la identidad de la compañía o se difundan ‘fake news’ sobre la misma, recomendándose en tal circunstancia el monitorizar en tiempo real todo lo que sucede en la red para poder analizar cada caso y tomar la mejor decisión.
También es importante el tener en cuenta que, en caso de observar alguna actuación incorrecta o perjudicial para los intereses de nuestra empresa, siempre se puede contactar con la plataforma correspondiente (Facebook, twitter, Instagram, whatsapp…) y poner en conocimiento la mala práctica o actuación que se está observando contra los intereses de la compañía y solicitar la adopción de las correspondientes medidas para evitar la misma, independientemente de las acciones que la empresa a nivel privado decida tomar o ya haya tomado .
