Obligaciones contables
Libros contables
Las empresas inactivas deben mantener actualizados sus libros contables (Diario, Inventarios y Cuentas Anuales), aunque estén inactivas y no realicen apuntes (Art. 25 Código de Comercio). Esto permite disponer de información veraz sobre la situación patrimonial y financiera.
Depósito de cuentas anuales
Aunque no tengan actividad, están obligadas a formular, auditar y depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil en los plazos establecidos (Art. 279 Ley de Sociedades de Capital). El incumplimiento puede conllevar multas.
Otras obligaciones contables
También deben cumplir otras obligaciones formales como legalización de los libros, realización de inventario y conservación durante 6 años de los libros contables.
Obligaciones fiscales
Declaración censal
Aunque estén inactivas, deben presentar la declaración censal (modelo 036) para comunicar cualquier modificación de los datos (domicilio, administradores, capital, etc.) ante la Agencia Tributaria (Art. 9 RGAT).
Impuesto sobre Sociedades
Están obligadas a presentar la declaración del Impuesto sobre Sociedades, aunque esté en base 0 por no tener actividad (Art. 124 Ley 27/2014 LIS). El plazo es dentro de los 25 días naturales siguientes a los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio.
IVA y/o IGIC
Si la inactividad es temporal, deben seguir presentando los modelos trimestrales de IVA (modelo 303) o IGIC en su caso, con base imponible 0 (Art. 164 Ley 37/1992 IVA). Si el cese es definitivo, deberán comunicarlo en la declaración censal la baja de la obligación.
Retenciones
Si no hay actividad y por tanto no hay pagos, no existirá obligación de presentar los modelos de retenciones (111, 190, etc.). En el caso de recibir facturas de profesionales con retención, como es el caso de las facturas del registro mercantil por la presentación de las obligaciones, deberá presentar sus modelos correspondientes en los trimestres a los que pertenezcan las facturas y posteriormente el resumen anual.
Obligaciones mercantiles
Depósito de cuentas en Registro Mercantil
Además del depósito de cuentas, deben depositar el informe de gestión y el acta de aprobación de cuentas dentro del mes siguiente a su aprobación (Art. 279 LSC).
Legalización del Libro de Actas
El Libro de Actas debe ser legalizado una vez al año, incluso estando inactiva la empresa (Art. 26 Código de Comercio).
Libro Registro de Socios
Las Sociedades de Capital deben tener actualizado el Libro Registro de Socios, reflejando altas y bajas de socios (Art. 104 LSC).
Junta General Ordinaria
Deben celebrar Junta General Ordinaria dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio para aprobar cuentas y gestión, aunque esté inactiva (Art. 164 LSC).
Como vemos, aunque una empresa no tenga actividad ni facturación, sigue obligada al cumplimiento de obligaciones formales de carácter mercantil, contable y fiscal. El incumplimiento puede acarrear sanciones y revocación del CIF, por lo que es recomendable estar al día o solicitar la baja definitiva en caso de cese total de la actividad.
