Preparación del cierre contable, fiscal y mercantil

La preparación del cierre contable del año se debe empezar a preparar desde el mes de enero del año en curso y explicamos el por qué: antes del mes de septiembre de cada año debemos hacer el presupuesto tanto de explotación como de inversiones y, por supuesto, el de tesorería para el año siguiente.

Además, todos los meses desde que empieza el año, hay que hacer el cierre mes a mes, comparar con el presupuesto y actualizar nuestra cuenta explotación.

Un vez aclarado, y si no hemos hecho este trabajo: si no hemos hecho el presupuesto durante el año anterior, no nos queda más remedio que empezar a planificar el cierre contable, fiscal y mercantil del año en curso.

Temas contables

Esto son los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta en el ámbito contable:

  • Comprobar que las cuentas de capital y reservas están correctamente contabilizadas.
  • El asiento del reparto del resultado del año anterior.
  • Cualquier movimiento que hayan tenido las cuentas, bien por ampliaciones de capital, aportaciones de socios o préstamos participativos
  • Cuadre de los activos y pasivos a largo plazo
  • Analizar en nuestro programa de elementos del inmovilizado si se han dado de entrada todas las compras del grupo 2 y si los porcentajes de amortización se corresponden con la ley
  • Comprobar con los inventarios si las cuentas del grupo 3 coinciden con la realidad y no tenemos existencias ficticias o en mal estado.
  • Comprobar y cuadrar los saldos de proveedores, acreedores y clientes.
  • Procurar no dejar saldos de anticipos a proveedores y, si los hay, deben ser anticipos para compras no recibidas.
  • Las cuentas de los grupos 46 y 47 deben coincidir con los impuestos y retenciones pagadas y el saldo acreedor pendiente con el modelo pendiente de pago.
  • La cuenta 460 con los anticipos de personal pendientes de recuperar.
  • La cuenta 465 con las remuneraciones pendientes de pago.
  • Las cuentas de hacienda pública deudora con las retenciones que nos han efectuado por rendimientos del capital mobiliario e inmobiliario y los pagos a cuenta del impuesto de sociedades.
  • Cuadre de las cuentas de las temporarias, tanto las imponibles como las deducibles.
  • Cuadre de las cuentas de gastos anticipados.
  • Cuadre de las cuentas de pasivo y activo a corto plazo y documentar las cuentas corrientes con los socios y administradores que sean partidas temporales, sino hay que convertirlos en préstamos de activo o pasivo.
  • Cuadre de las cuentas de banco que no queden partidas sin conciliar o las que queden sean las que el banco nos las abona o carga el banco en enero.
  • Cuadre del efectivo de la caja y que sea coherente con los movimientos de la empresa.
  • Tener documentados los gastos no fiscales.

Temas fiscales

En primer lugar, es necesario analizar todas las operaciones con entidades vinculadas:

  • Operaciones:
    • Préstamos
    • Alquileres
    • Operaciones de proveedor cliente
  • Entidades vinculadas:
    • Administrador, socios, familiares de primer grado ascendientes, descendientes y colaterales. Empresas del grupo y sus administradores y socios

Estas operaciones se deben realizar siempre a precio de mercado y, lo más práctico, es consultarlo con el asesor ya que las consecuencias pueden ser bastante negativas y tienen una doble revisión.

Cuando se deja dinero a la empresa es importante que se analicen los ingresos del prestador para ver si, de una forma objetiva, puede o tiene capacidad para este préstamo. Si por alguna circunstancia el alquiler o el préstamo no se puede pagar, es obligatorio:

  • Ingresar las retenciones
  • Analizar los saldos deudores de nuestros clientes. Si las facturas tienen más de 6 meses de antigüedad de su fecha pago pactada se pueden dotar a clientes de dudoso cobro y llevarlas al gasto. Si son de clientes con vinculación se debe interponer una demanda judicial o que estén en la masa acreedora de una concursal.

En los demás casos, que no sean clientes de partes vinculantes, aunque no tengan los seis meses de antigüedad se puede dotar si hay demanda judicial o están en la masa acreedora de una concursal.

  • Los tickets que no tengan todos los datos obligatorios de identificación, no se consideraran gastos fiscalmente deducibles.
  • Los gastos de representación no pueden ser mayor que el 1% de las ventas. Independientemente hay que justificar estos gastos.
  • Los gastos de liberalidades no son gastos deducibles, pero se deben justificar.
  • Hay que tener cuidado con los gastos que se ponen en la contabilidad, aunque no se puedan deducir, ya que se pueden considerar como distribución de dividendos.
  • Contabilizar las temporarias deducibles e imponibles ya que, de no hacerlo, nos podemos equivocar a la ahora del cálculo de la RIC.
  • Comprobar si tenemos reservas para dotar la reserva de capitalización. De esta forma, nos beneficiamos de un 10% de los impuestos con la única obligación de crear una reserva indisponible durante 5 años.
  • Ver si podemos crear una reserva de nivelación del 10% del resultado contable. Esto sirve como un diferimiento del impuesto para 5 años o si tenemos perdidas en este periodo compensarlas.
  • Analizar las compras del inmovilizado para ver si podemos materializar la RIC o las podemos emplear para la deducción por inversión. También deberemos tener calculado el aumento de la plantilla para materializar este aumento bien en inversiones iniciales o en otras inversiones. Analizar si se vence alguna dotación de la RIC.
  • Analizar con el asesor el régimen especial de pequeñas y medianas empresas. Estas corresponden a aquellas que tengan una cifra de negocio inferior a 10 millones de euros.
  • Las sanciones y multas no son gastos deducibles.
  • Cualquier ingreso injustificado es un ingreso extraordinario​.
  • Ver y analizar si estamos sujetos a la regla de prorrata en el IGIC.
  • Comparar las compras de materia prima (600) con las ventas (700) y ver si los márgenes coinciden con las del sector. Esto es muy importante.
  • Cuadre de la cuenta 640 con el 190 epígrafe de laboral y los profesionales.
  • Cuadrar las cuentas del grupo 7 sujetas a IGIC con las ventas declaradas en el 425.
  • Cuadre de la base imponible del 180 con los alquileres.
  • Ajustar la base imponible del 193 con los rendimientos de capital mobiliario declarados.
  • Comprobar los datos del 347 y 415.
  • Preparar la información a declarar en el modelo 282 de ayudas del REF.
  • Preparar el modelo 232 de información de las operaciones vinculadas.

Ahora es el momento de revisar toda la documentación de nuestra empresa y ver si cumplimos o tenemos todos los puntos mencionados correctamente.

Lógicamente es la hora de pedir y chequear con nuestro asesor cada uno de estos apartados o de solicitar una pequeña auditoría de una empresa externa. 

Temas mercantiles

Aunque la tercera parte del cierre del año, en principio, no se puede planificar ya que hay que esperar al cierre definitivo y empezar a prepararla a partir del 1 de enero del año siguiente. En general, las sociedades no dan importancia a las cuentas anuales ya que es un conglomerado de números que saca el ordenador.

El/los administradores tienen la obligación de tener terminadas las cuentas anuales el 31 de marzo del año siguiente para poder presentar los libros contables el 30 de abril de ese mismo año. No hay que olvidar la responsabilidad que asumen el o los administradores y los socios por firmar unas cuentas anuales que no son acordes a la realidad.

Las cuentas anuales nos sirven para reflejar la realidad de la empresa de cara a las entidades financieras. Por suerte o por desgracia siempre terminamos en ellas y estas cuentas nos dan una fuerza muy importante para una negociación o una solicitud de un crédito ya que, nuestra buena presentación, nos puede ayudar a conseguir el fin deseado.

Por otro lado, y esto es un dato muy importante, la Agencia Tributaria analiza el epígrafe en el cual debemos reflejar el diario sobre la RIC. Cualquier dato que no esté cumplimentado puede servir para que nos anulen la dotación del año con el consiguiente coste económico, igual que si las presentamos fuera de plazo el 30 de agosto del año siguiente.

La Junta: cuándo y cómo celebrarla

La junta hay que celebrarla como mínimo 25 días antes de la presentación del impuesto el 25 de julio del citado año. Lo normal es celebrarla el 30 de junio y se debe avisar de la misma a los socios con el plazo que prevén los estatutos. Esto es fundamental cuando hay varios socios.

En este aviso se debe incluir el orden del día que, como mínimo, constará:

  • Revisión y aprobación del resultado del ejercicio
  • Aprobación del reparto del resultado
  • Aceptación del salario del administrador, en caso de que los estatutos lo reflejen
  • Ruegos y preguntas

Ya por último nos quedará hacer el acta de la junta y pasarla al libro de actas.

Hoy en día se presentan por Internet y el certificado se presenta junto con las cuentas anuales. Lógicamente esto es trabajo del asesor pero la responsabilidad es del administrador y de los socios.

Cualquier duda que puedan tener, les rogamos que visiten cualquiera de nuestras oficinas o contacten por email a [email protected]

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