Novedades en los trámites de baja por incapacidad temporal desde el 1 de abril de 2023

Con los cambios introducidos en el Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre (BOE 5 de enero de 2023), se eliminará la obligación de que los empleados presenten una copia de su certificado médico a la empresa durante los primeros 365 días de baja laboral. Este Real Decreto modifica el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, que regula ciertos aspectos de la gestión y control de los procesos de incapacidad temporal.

 A partir del 1 de abril de 2023, se implementarán nuevas claves para la administración y supervisión de los procesos de incapacidad temporal durante los primeros 365 días de duración.

Mediante el procedimiento recién implementado, la administración se encargará de notificar a la empresa sobre la baja, confirmación y alta de un empleado, así como transmitir cualquier dato adicional que la Administración de la Seguridad Social requiera para la gestión de la prestación y la compensación en la cotización. Si es necesario, también se llevará a cabo la compensación de lo que se haya abonado en pago delegado.

Parte de baja/alta

Indiferentemente de la eventualidad que defina, se otorgará al instante luego de que el profesional del sistema de salud público examine al empleado, por el médico del mencionado sistema.

Si la baja médica se debe a un accidente laboral o una enfermedad profesional, el médico del servicio médico de la mutua o empresa colaboradora emitirá el parte médico de baja después de examinar al trabajador.

Se podrán gestionar procesos de corta duración de manera rápida, emitiendo el alta y la baja en un solo acto médico mediante un documento que incluirá tanto los datos de la baja como los de la alta, indicando la fecha de esta última que puede coincidir con el día de la baja o dentro de los tres días siguientes. Si la persona trabajadora así lo solicita, se le realizará un examen médico el día que se haya fijado como fecha de alta, y si el médico considerase que la persona no está plenamente recuperada, podrá modificar la estimación inicial de la duración del proceso.

El médico del servicio de salud pública, mutua o empresa colaboradora registrará en la baja médica la fecha de la próxima revisión, la cual no superará los siete días hábiles para procesos cortos o medios, ni los catorce días hábiles en procesos largos. En la primera revisión médica, se emitirá el alta o el primer parte de confirmación, según sea necesario.

Parte de confirmación

 El documento será emitido por el profesional de salud del servicio público, o de la organización colaboradora o mutualidad, en caso de que la causa de la incapacidad temporal sea un evento profesional cubierto por alguna de estas entidades.

Dependiendo del tiempo aproximado del proceso:

  • Para los procedimientos que se estima tengan una duración muy breve, no se emitirán partes de confirmación.
  • Para los procedimientos que se estima que tendrán una duración corta, se emitirá el primer certificado de confirmación en un plazo máximo de siete días naturales desde el día en que se haya presentado el certificado médico. Los siguientes certificados de confirmación se emitirán, por lo menos, cada catorce días naturales.
  • Los procedimientos de duración estimada media implican que el primer certificado de confirmación se entregará en un plazo máximo de siete días naturales después de la fecha de la baja médica. A partir de ahí, los certificados de confirmación posteriores se emitirán cada veintiocho días naturales, como máximo.
  • Los procesos con un periodo prolongado de duración tendrán su primera confirmación emitida en un plazo no mayor de catorce días naturales a partir de la fecha de la baja médica. Las confirmaciones posteriores serán expedidas cada treinta y cinco días naturales, como máximo.

Sin importar la duración prevista del procedimiento, el médico emitirá un alta médica por curación o mejoría que habilite al trabajador para volver a sus tareas habituales. Esto sucederá cuando el profesional considere que el individuo ha recuperado su capacidad laboral, cuando se propone una incapacidad permanente, o cuando se inicia un período de descanso por el nacimiento y cuidado de un niño.

La estimación de la duración puede cambiar, por lo tanto, es posible emitir los partes de confirmación antes del período previsto.

«Producida una modificación o actualización del diagnóstico o una variación de la duración estimada en función de la evolución sanitaria de la persona trabajadora, se emitirá un parte de confirmación, en el que se hará constar el diagnóstico actualizado, la nueva duración estimada y la fecha de la siguiente revisión. Los posteriores partes de confirmación se expedirán en función de la nueva duración estimada».

 Si el trabajador no se presenta a la cita médica programada en los informes de baja y confirmación, se puede emitir el alta médica debido a la incomparecencia.

 En caso de una situación profesional inesperada, cuando el médico responsable emita el último informe de confirmación antes de cumplirse los 365 días naturales de duración, deberá informar al trabajador durante el examen médico que, una vez vencido dicho plazo, la responsabilidad del proceso pasará al Instituto Nacional de la Seguridad Social (según el artículo 170.2 de la LGSS), y que no se emitirán más informes de confirmación. Esto no significa que el servicio de salud público, la mutua, o la empresa colaboradora dejarán de ofrecer la asistencia sanitaria que consideren necesaria para la condición del trabajador.

 En esa sección de confirmación, el médico completará la sección correspondiente al traslado al control del Instituto Nacional de la Seguridad Social en lugar de la fecha de la próxima revisión médica, indicando el día en que se cumplan trescientos sesenta y cinco días naturales en situación de incapacidad temporal.

 El servicio de atención médica pública informará electrónicamente al Instituto Nacional de la Seguridad Social sobre el vencimiento de los trescientos sesenta y cinco días de manera inmediata después de que se cumplan, y en cualquier caso, no después del primer día laborable siguiente.

 La regla también altera el marco legal de dos situaciones específicas:

Emisión de documentos de alta médicos por parte del profesional del sistema de salud pública, de la compañía aseguradora o de la empresa asociada.

«1. El parte médico de alta será expedido por el facultativo del correspondiente servicio público de salud, o de la mutua o de la empresa colaboradora si el proceso deriva de contingencia profesional cubierta por una de ellas, tras el reconocimiento de la persona trabajadora, utilizando para ello el modelo que se acompaña como anexo I. El facultativo que expida el parte médico de alta entregará a la persona trabajadora una copia del mismo».

Emisión de certificados de alta médica por parte de los médicos inspectores de los sistemas de salud públicos.

«Los inspectores médicos del respectivo servicio público de salud que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 del Real Decreto 625/2014, 18 de julio, expidan partes de alta médica, utilizarán el modelo que figura como anexo I. La tramitación del parte de alta, del que se entregará una copia a la persona trabajadora, será la prevista en el capítulo IV de esta orden».

 El proceso de dar de alta y entregar una copia al trabajador seguirá las normas establecidas en los artículos 10, 11 y 13 de la Orden ESS/1187/2015 del 15 de junio.

El Instituto Nacional de Seguridad Social o el Instituto Social de la Marina (según sea el caso) enviará por medios telemáticos la información contenida en el parte inmediatamente después de su expedición al servicio de salud público para su conocimiento y a la mutua en caso de contingencias comunes que requieran la cobertura económica.

Comunicación de la IT a la empresa

El Instituto Nacional de la Seguridad Social informará a la compañía, utilizando medios digitales a través del archivo «INSS EMPRESAS» del sistema de Envío Electrónico de Datos (RED), y como máximo en el siguiente día laboral después de su recepción en la institución, los detalles de identificación de pura naturaleza administrativa referentes a las bajas médicas, confirmaciones y altas emitidas por los doctores del servicio público de salud o de la mutua aseguradora, relacionados con sus empleados y empleadas (artículo 7.2 del Real Decreto 625/2014, del 18 de julio).

Cuando el inspector médico del Instituto Nacional de la Seguridad Social o del Instituto Social de la Marina emita el parte médico de alta, la entidad gestora que lo emita informará a la empresa sobre los detalles administrativos relacionados con el alta médica de los empleados a través del fichero «INSS EMPRESAS» dentro del plazo establecido en el artículo 7.4 del Real Decreto 625/2014, de 18 de julio.

En caso de que el trabajador forme parte de un grupo en el que la empresa no esté obligada a unirse al sistema RED, las comunicaciones mencionadas en este artículo se llevarán a cabo por medios electrónicos a través del servicio apropiado en la Sede Electrónica de la Secretaría de Estado de Seguridad Social y Pensiones (SEDESS), siguiendo las regulaciones de notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social. Si el destinatario está obligado a usar esta vía o la ha elegido, de lo contrario, la comunicación se enviará por correo ordinario, pero se pondrá simultáneamente a disposición a través del servicio mencionado.

Comunicación de datos económicos por parte de la empresa

La organización o entidades para las que el trabajador afectado por la baja médica presta sus servicios deberán enviar, mediante el sistema RED, los datos establecidos en el anexo III de la Orden ISM/2/2023, de 11 de enero, al Instituto Nacional de la Seguridad Social en el plazo determinado en el artículo 7.2 del Real Decreto 625/2014, de 18 de julio.

La responsabilidad mencionada en el párrafo anterior recae sobre las compañías incluso si han aceptado pagar por su cuenta la prestación económica por incapacidad temporal, de manera voluntaria y en los términos estipulados en el artículo 102.1.a) de la Ley General de la Seguridad Social.

Solamente el Instituto Nacional de la Seguridad Social, el Instituto Social de la Marina o la mutua correspondiente pueden acceder, tratar y explotar los datos enviados según lo establecido en este artículo. Además, la Tesorería General de la Seguridad Social puede acceder a la consulta de los datos mencionados solo en relación con aspectos que determinen condiciones específicas de cotización relacionadas con los trabajadores en situación de baja médica.

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