Como mantener bajo control los gastos en dietas y kilometraje en tu empresa

Visitas a clientes, eventos, reuniones… Son muchas las situaciones en las que los empleados se ven obligados a desplazarse, creándose así gastos de kilometraje y, asociados a estos, gastos en dietas. ¿Cómo podemos mantener bajo control este tipo de gastos? En Fimax Asesores os damos algunas claves para tener estos gastos bajo control.

¿Qué son los gastos de dietas y kilometraje?

Los gastos de dietas y kilometraje abarcan los costes comerciales relacionados con el transporte, comidas y alojamiento que los empleados y colaboradores incurren durante sus desplazamientos laborales fuera de su lugar habitual de trabajo.

Los gastos en dietas y kilometraje representan una porción significativa del presupuesto para muchas empresas, especialmente aquellas con empleados que viajan con frecuencia. Este tipo de gastos, que van desde billetes de tren a noches de hotel, pueden acumularse rápidamente en las cuentas de la empresa y afectar a la rentabilidad.

Por ello, para muchas empresas, gestionar estos gastos puede ser un desafío significativo. Por un lado, la empresa debe supervisar la justificación de los pagos realizados por sus trabajadores y que supone para la empresa a nivel presupuestario. Por otro lado, debe asegurarse de que estos gastos cumplan con las regulaciones fiscales, pues son gastos exentos de IRPF.

Gestionar este tipo de gastos y contar con un protocolo de dietas y kilometraje ayudará a reducir costes, pero también a mejorar la transparencia y funcionamiento dentro de la propia empresa.

El artículo 9 del Real Decreto 439/2007 regula este tipo de gastos.

¿Y qué tipo de gastos se incluyen?

En cuanto al desplazamiento o kilometraje se incluyen todos los gastos relacionados con los traslados, tales como transporte público, taxis, peajes, aparcamiento y combustible. Para poder reembolsar estos gastos, el empleado debe justificarlos con una factura o ticket. Así mismo, si el empleado se ha desplazado utilizando su propio vehículo, se le abonará una cantidad por kilómetro recorrido. La nueva actualización tributaria fijó un nuevo precio del kilometraje de 0,26 € por kilómetro para el año 2024. Con esta cantidad, se cubren los gastos del combustible, pero también el mantenimiento, el seguro y la propia depreciación del vehículo.

En cuanto a los gastos de dieta, se incluyen todos los gastos relacionados con la manutención y el alojamiento, como los gastos en hoteles y restaurantes. Al igual que con el kilometraje, estas dietas no forman parte del salario. Las dietas exentas de IRPF en 2024 no pueden exceder de unas determinadas cantidades. Dentro de España, los importes máximos son de 53,34 € con alojamiento y 26,67 € si el trabajador no tiene que pasar la noche fuera. Fuera de España, el límite asciende hasta los 91,35 € con pernocta. Sin pernocta, baja hasta los 48,08 €.

Estrategias para controlar los gastos de kilometraje y dietas

De cara a poder llevar un mejor control de los gastos de kilometraje y dietas, en Fimax Asesores os proponemos unos consejos útiles. ¡Veamos!

Establece pautas claras para cada profesional

Fija a través de un protocolo y de forma clara qué tipo de gastos puede llevar a cabo cada profesional. Esta delimitación se puede realizar por departamento, función o cargo.

Estas pautas permiten llevar un control de quién puede hacer qué.

Cuenta con un procedimiento claro

Los gastos de dieta y kilometraje deben ser justificados a través de facturas o tickets. Además, es clave contar con una organización que permita tanto al empleado como a la empresa llevar un control de lo que se ha abonado.

Contar con un asesoramiento externo puede ser de gran ayuda para la gestión de este tipo de trámites. Además, formar a los empleados para saber cuándo deben pedir facturas, qué documentos deben guardar o cuándo deben informar de los gastos (al finalizar el viaje, a final de mes etc) es importante para una correcta gestión. Así mismo, los empleados deben estar informados de cuándo se realizarán los reembolsos en el caso de que ellos hayan hecho el abono previamente.

Utiliza tarjetas corporativas

Si el volumen de viajes o reuniones fuera de la oficina es muy elevado, puede ser interesante incorporar tarjetas corporativas. De esta forma, llevar el control de los gastos puede ser mucho más sencillo. Además, los empleados lo ven como algo positivo al no tener que adelantar ellos el dinero.

Estas tarjetas incluso pueden permitir a la empresa monitorizar en tiempo real los gastos. Además, las tarjetas corporativas suelen ofrecer informes detallados que simplifican la contabilidad y la auditoría.

Fomenta el uso de vehículo compartido y planifica las rutas

En el caso de los gastos de kilometraje es importante contar con una política que ofrezca viajes lo más eficientes posibles. Para ello, una de las opciones es el fomento del uso del vehículo compartido o incluso incentivar el uso del transporte público, siempre que sea posible, para que los empleados que opten por no utilizar sus vehículos personales para viajes de negocios.

Por otro lado, la planificación eficiente de rutas es otra estrategia clave para reducir los gastos en kilometraje.

Modelos de gestión de gastos

Existen variedad de modelos de gestión de gastos de dietas y kilometrajes. Cada empresa debe elegir el que mejor se adapte a sus intereses, a los de sus empleados y a las necesidades del sector o los desplazamientos habituales.

Veamos los tres modelos más habituales de gestión:

Modelo de justificación fijo

En este modelo, la empresa establece una cantidad fija para un gasto o para un conjunto de gastos. Este enfoque permite a la empresa ahorrar tiempo y recursos necesarios para un control exhaustivo. Por tanto, todo el proceso de revisión, validación y gestión se agiliza.

Modelo de justificación por gastos

Este modelo es uno de los más habituales, sobre todo en empresas donde los empleados no incurren en estos gastos de manera habitual. El empleado debe justificar todos los gastos de dietas y kilometraje. Una vez valorados y validados por el departamento correspondiente, los gastos aprobados se reembolsan al empleado. Este enfoque permite un mayor control de los gastos mensuales.

Modelo de justificación mixto

El modelo de justificación mixto combina elementos del modelo de justificación fijo y del modelo de justificación por gastos. Se trata de un modelo más flexible que tiene en cuenta las necesidades de cada empleado o departamento. Por ejemplo, puede optar por justificar solo una parte de los gastos, fijar importes máximos para ciertos tipos de gastos, o gestionar conjuntamente los gastos de kilometraje y dietas.

El papel de una asesoría especializada

Contar con asesoramiento para la gestión de los gastos de dietas y kilometrajes es crucial para un control eficiente. En primer lugar, asegura el cumplimiento de todas las normativas fiscales, evitando posibles sanciones y garantizando que la empresa aproveche todas las deducciones fiscales disponibles. Esto se traduce en un ahorro significativo en impuestos y en una optimización de los recursos financieros.

Además, una gestión externa aporta una mayor transparencia y control sobre los gastos. Esto permite contar a la empresa con análisis de estos gastos que pueden ser muy útiles para saber si se está usando el modelo más adecuado o si hay algún departamento en el que se podría hacer un uso más eficiente de estos gastos. Todo ello facilita la toma de decisiones informada.

Finalmente, contar con una asesoría especializada puede marcar la diferencia en la propia experiencia de los empleados. Una gestión controlada y ordenada reduce errores y libera a los empleados para que puedan enfocarse en sus tareas.

En Fimax Asesores te ayudamos a controlar los gastos de dietas y kilometraje de tu empresa. Solicita más información sin compromiso en [email protected].

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