¿Es obligatorio llevar un registro de jornada?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
Además, la empresa debe conservar estos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Por tanto, el registro de jornada no es simplemente un documento administrativo, sino un elemento importante para acreditar el cumplimiento de las obligaciones relativas al tiempo de trabajo.
¿Qué ocurre si el trabajador se niega a firmarlo?
Lo primero que debemos diferenciar es la obligación de la empresa de garantizar el registro de la obligación concreta que pueda existir para el trabajador de utilizar correctamente el sistema establecido.
La normativa exige a la empresa garantizar el registro, pero la forma concreta de organizarlo y documentarlo puede establecerse mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en defecto de estos, mediante decisión empresarial previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
Por ello, una negativa del trabajador no significa automáticamente que la empresa quede liberada de su obligación de registrar la jornada.
La empresa debe actuar de forma diligente y dejar constancia de lo sucedido.
¿Qué debe hacer la empresa?
En primer lugar, es recomendable:
- Informar al trabajador de la obligación de registrar correctamente su jornada.
- Comprobar que el sistema de fichaje funciona correctamente y que el trabajador conoce su funcionamiento.
- Dejar constancia por escrito de la negativa, indicando la fecha y las circunstancias de la incidencia.
- Conservar cualquier evidencia que permita acreditar la jornada realizada.
- Si la negativa es reiterada e injustificada, valorar la adopción de medidas disciplinarias conforme al convenio colectivo y a la normativa laboral aplicable.
¿Qué riesgos existen para la empresa?
La obligación principal de garantizar el registro diario corresponde a la empresa.
Por ello, ante una inspección, la empresa deberá poder demostrar que dispone de un sistema de registro adecuado y que está cumpliendo con sus obligaciones.
El incumplimiento de las normas relativas a jornada y registro puede constituir una infracción laboral, de acuerdo con la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Además, el registro de jornada puede ser relevante para acreditar cuestiones relacionadas con:
- Horas extraordinarias.
- Horas complementarias.
- Jornada a tiempo parcial.
- Descansos.
- Excesos de jornada.
- Diferencias salariales.
- Cumplimiento de los límites de jornada.
La propia normativa establece el registro como un mecanismo de control del tiempo de trabajo y de protección tanto para la empresa como para la persona trabajadora.
¿Qué recomendamos desde la asesoría laboral?
Lo importante es que la empresa pueda demostrar que:
- Dispone de un sistema de registro de jornada.
- El trabajador conoce el sistema y las instrucciones para utilizarlo.
- El sistema permite registrar la hora de inicio y finalización.
- Se ha dejado constancia de las incidencias.
- La jornada efectivamente realizada puede acreditarse.
- Ante incumplimientos reiterados, se ha actuado conforme al convenio colectivo y a la normativa laboral.
Importante
La negativa del trabajador a firmar el registro no elimina la obligación de la empresa de llevar un registro de jornada.
Por ello, ante estas situaciones, lo más importante es documentar correctamente la incidencia y actuar de forma proporcional, evitando modificar o completar registros de manera que no reflejen la jornada realmente realizada.
Una correcta gestión del registro horario ayuda a la empresa a evitar problemas ante posibles reclamaciones o actuaciones de la Inspección de Trabajo.
