Como reducir gastos en tu empresa para hacerla más rentable

Reducir gastos en una empresa no solo es una estrategia adecuada para mejorar la rentabilidad, sino también una práctica muy recomendable para asegurar la sostenibilidad y competitividad a largo plazo.

En Fimax Asesores conocemos los retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de reducir gastos. Por ello, en este artículo, os contamos algunos consejos prácticos para reducir gastos en tu empresa. ¡Veamos!

Los gastos más comunes en una empresa

Cada empresa es un mundo, pero todas suelen tener unos gastos comunes. Analizarlos nos permitirá desarrollar la estrategia de reducción de gastos más adecuada para cada caso.

  • Costes directos: Cuando hablamos de costes directos, hablamos de costes directamente relacionados con la producción de bienes o la prestación de servicios. Incluyen recursos y materias primas que se utilizan específicamente para elaborar un producto u ofrecer un servicio.
  • Costes indirectos: Aunque también se destinan a la producción, los costes indirectos no son consecuencia directa de la misma. Estos incluyen gastos que, aunque necesarios para la operación, no pueden ser directamente atribuidos a un producto o servicio específico. Ejemplos de costes indirectos son los gastos administrativos, como el salario del personal de oficina, y los costes relacionados con la comercialización, como las campañas publicitarias.
  • Gastos fijos: Los gastos fijos son aquellos que no fluctúan en función del volumen de producción. Estos gastos se mantienen constantes independientemente de la cantidad de bienes producidos o servicios prestados. Ejemplos de gastos fijos incluyen el alquiler de una oficina o el pago de impuestos municipales.
  • Gastos variables: A diferencia de los gastos fijos, los gastos variables cambian en función del volumen de producción. Cuanto mayor sea la producción, mayor será este tipo de gasto. Un ejemplo típico de gastos variables son las materias primas, que aumentan proporcionalmente con la cantidad de productos fabricados. Otros ejemplos incluyen el coste de la energía consumida en la producción.

Conocer los tipos de costes es fundamental para mejorar la rentabilidad de la empresa y para saber qué estrategia de reducción de costes es más adecuada.

Realiza una auditoría

El primer paso para reducir gastos es entender exactamente en qué se está gastando el dinero en la empresa. Una auditoría de gastos completa permite identificar áreas de gasto excesivo, redundancias y posibles partidas ineficientes. Para que este proceso sea completo y útil debe incluir:

  • Revisión de todas las facturas recibidas: Analiza cada partida de gasto y compáralo con presupuestos anteriores y actuales. Además, servirá para detectar errores.
  • Clasificación de gastos: Separa los gastos en categorías como fijos y variables. También es importante conocer si hablamos de costes directos o indirectos.
  • Identificación de patrones de gasto: Busca tendencias y patrones que puedan indicar áreas problemáticas o de oportunidad. ¿Son los gastos iguales a lo largo del año o hay algún periodo donde estos aumentan significativamente?

Optimiza los contratos con proveedores

Conocer los gastos y estudiar las facturas es tan importante como analizar los contratos y acuerdos con los proveedores. Para ello, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Recopilación de todos los contratos: Haz un repaso de todos los contratos activos y ordénalos por categorías. Conocer todos los proveedores activos es fundamental para poder optimizar sus contratos.
  • Revisión y renegociación de contratos: Revisa y renegocia términos y condiciones con los proveedores actuales para obtener mejores precios o condiciones de pago.
  • Búsqueda de alternativas: Si algún proveedor no encaja, considera proveedores alternativos que puedan ofrecer mejores precios o condiciones sin comprometer la calidad.
  • Consolidación de proveedores: De igual forma, reducir el número de proveedores puede permitir obtener descuentos o mejores condiciones. Estudia qué servicios ofrecen tus proveedores y plantea una unificación.

Apuesta por la innovación y la tecnología

La tecnología puede ser una aliada también para reducir costes. Procesos más innovadores, herramientas, automatizaciones… Mantente al día de las novedades, sobre todo en las relativas a la gestión de tareas diarias:

  • Automatización de procesos: Implementar software de gestión empresarial y herramientas de automatización puede reducir significativamente los recursos necesarios para completar tareas rutinarias o de gestión. Revisa las herramientas existentes para conocer cuál se adecua mejor a tu empresa.
  • Teletrabajo y herramientas de colaboración: Fomentar el teletrabajo puede reducir gastos en oficinas, energía y transporte. Además, puede ser visto como algo muy positivo por parte de los empleados. Las herramientas colaborativas también pueden mejorar la productividad.
  • Mantenimiento predictivo: Utilizar tecnología para el mantenimiento predictivo de maquinaria y equipos puede reducir costes de reparación y prolongar su vida útil.
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Controla el gasto en energía

El gasto en energía normalmente representa una parte significativa en el cómputo total de gastos, si bien depende de la actividad de la empresa.  En cualquier caso, estudiar esta partida es fundamental para comenzar a optimizar y reducir gastos:

  • Auditoría energética: Realiza una auditoría para identificar oportunidades de ahorro energético. ¿En qué proceso se gasta más energía? ¿Es estable a lo largo del año?
  • Iluminación eficiente: Los pequeños cambios, como la sustitución de las bombillas tradicionales por LED, pueden marcar la diferencia, ya que consumen menor energía y tienen una mayor vida útil. Además, se pueden incorporar sensores de movimiento para reducir el número de horas de luces encendidas.
  • Sistemas de climatización: Los sistemas de calefacción y aire acondicionado suelen implicar un coste importante. Asegurarse de que están en buen estado puede ayudar a reducir costes. Además, la utilización de termostatos inteligentes permite optimizar su uso.
  • Equipos eficientes: Invierte en equipos con certificación energética eficiente. Si bien puede ser visto como una inversión grande, es importante estudiar el impacto del ahorro a corto y largo plazo.

Reduce los gastos en materiales

Siguiendo la línea del ahorro en energía es importante analizar los materiales que se utilizan en la empresa:

  • Control de inventarios: Implementa un sistema de gestión de inventarios eficiente para evitar compras innecesarias. En muchas ocasiones, una falta de control en el inventario tiene como consecuencia la compra excesiva de materiales.
  • Revisión de proveedores: Como ya hemos comentado anteriormente, es importante revisar los proveedores y renegociar contratos y precios.
  • Explora nuevos materiales: Con la llegada de los materiales reciclados, en ocasiones, estos pueden resultar más beneficiosos para las cuentas de la empresa. Revisar las nuevas opciones existentes en el mercado nos puede ayudar a escoger opciones más favorables para las cuentas de la empresa.

Mejora en la gestión del personal

Las nóminas del personal suelen suponer una de las partidas más importantes en los presupuestos de cualquier empresa. Mejorar la gestión del personal puede ayudar a reducir gastos sin afectar a la productividad:

  • Formación a los empleados: Invertir en formación para los empleados ayuda a mejorar sus habilidades y, con ello, su productividad.
  • Flexibilidad laboral: Ofrecer horarios flexibles y opciones de teletrabajo puede reducir la necesidad de puestos y espacio de oficina. Además, es una medida muy bien vista por gran parte de los empleados.
  • Revisión de beneficios: Analiza los beneficios ofrecidos para asegurar que sean competitivos. Por ejemplo, si se ofrece seguro médico, deben revisarse las ofertas de los distintos proveedores para asegurar que contamos con la mejor opción tanto en calidad como en presupuesto.

Cuenta con un Controller Financiero

Una gestión financiera controlada y eficiente será fundamental para la reducción de costes y la mejora de la rentabilidad. Contar con profesionales para el control y la gestión de las cuentas marca la diferencia. Confía en expertos para asegurar la rentabilidad de tu empresa:

  • Supervisión y optimización de los procesos: El Controller Financiero supervisa todos los procesos financieros para asegurar que se realicen de manera eficiente.
  • Análisis detallados y estratégicos: Proporciona informes y análisis que identifican áreas de ineficiencia y oportunidades de ahorro. Esta labor del Controller permite tomar decisiones informadas y en base a una estrategia.
  • Implementación de controles internos: El Controller establece controles internos para prevenir fraudes y errores.
  • Desarrollo de presupuestos: La figura del Controller ayuda a crear presupuestos que reflejen las necesidades y objetivos de la empresa.
  • Auditorías periódicas: Realizar auditorías regulares ayuda a identificar posibles mejoras.
  • Visión estratégica: El Controller Financiero mantiene una visión financiera clara y estratégica.

Planificar, analizar, renegociar contratos, apostar por la tecnología, aumentar la productividad…. Todas son medidas útiles dentro de una estrategia de reducción de gastos en una empresa.

En Fimax Asesores te ayudamos a controlar la economía de tu empresa a través de nuestro servicio de Controller Financiero. Solicita más información sin compromiso en [email protected].

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