Con la nueva entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Supone, que las empresas están obligadas a llevar un registro de control horario de sus empleados. Pues bien, esta nueva normativa, nos lleva a que diariamente los empleados deberán fichar en su puesto de trabajo.

Dicho lo cual, este control horario requiere de un registro y tratamiento de datos personales en el que la Agencia Española de Protección de Datos ha establecido unos patrones en relación al control horario.

Técnicas que pueden llevarse a cabo para el control de horario

Las técnicas que puede utilizar tú empresa a la hora de llevar a cabo el control horario podrán ser los que fijen los convenios colectivos o la negociación particular de empresa y trabajadores tales como, sistemas digitales, analógicos o manuales en soporte físico o electrónico siempre y cuando, el sistema registre la hora de entrada y la salida de cada día para cada empleado. Eso sí, debe ser un sistema que asegure un seguimiento de exploración veraz y estable de la jornada diaria una vez de registrada, tal y como explica el Ministerio de Trabajo. También, para el caso de que se elija un método a través de acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de video vigilancia o geolocalización, <>.

Control de horario para su guarda y custodia de los registros

Debe comprobarse la no manipulación de los registros, en estos casos, no pueden alterarse y deben además guardarse por periodo de 4 años. Durante este tiempo de 4 años deberán estar a disposición, tanto de los propios trabajadores, como de la Inspección de Trabajo y los Representantes Legales de los Trabajadores. Siempre que sea requerido por alguno de ellos.

Deber de informar y consentimiento

Debemos tener presente señores empresarios, que el control horario es una obligación impuesta por Ley, aunque el empresario no necesita recabar el consentimiento del trabajador para almacenar y tratar sus datos del control de horario, sí debe informar debidamente sobre el uso y tratamiento que se realizará de esos registros y sobre la finalidad para los que se recogen.

Dueño del registro VS Responsable del tratamiento

Se ha de tener en cuenta para el caso de externalizar el control horario que la empresa es tanto la responsable del tratamiento de los datos y dueño del registro. Mientras que el proveedor del servicio, es el encargado del tratamiento. Ambas entidades deben firmar el correspondiente contrato de encargo, tal y como establece el artículo 28, del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos.

Control horario por huella digital

La Agencia Española de Protección de Datos, nos informa que solo será lícito si se hace mediante un sistema que asocie la huella digital con un identificador numérico a cada trabajador. De esta manera, el sistema no almacena la huella digital, sino el identificador numérico que corresponde a la tarjeta de proximidad de cada empleado. Así se registra la entrada y salida. Ahora bien, si se elije este método, tenga en cuenta que no está obligado a contar con el consentimiento del trabajador, pero será necesario informar sobre el uso y modo de tratamiento de los datos.