Desde la publicación el 9 de julio del 2022 de la Ley medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y su entrada en vigor ya se anunciaba la obligación de todas las personas y empresas que realicen una actividad económica de tener programas que no permitan la manipulación de los datos contables y de gestión ni tampoco aquellos que permitan llevar una doble contabilidad.
Esta modificación normativa dejaba a desarrollo reglamentario establecer las especificaciones técnicas que deben reunir los referidos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad (se nos consultan detalles tales como si se pueden borrar registros, ser modificados, etc.).
Si bien no ha sido publicado el desarrollo reglamento, si se ha publicado el PROYECTO del mismo, por lo que podemos adelantar aspectos de gran relevancia en caso de que finalmente fuera aprobado.
En primer lugar, se podrá solicitar la NO aplicación temporal de esta obligación con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas o cuando se aprecien circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten dicho cumplimiento.
Empresas afectadas
- Productores y comercializadores de sistemas informáticos.
- Obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación para su actividad económica y sean contribuyentes de:
- El Impuesto sobre Sociedades -IS- (excluidas las entidades exentas o parcialmente exentas).
- El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas -IRPF-.
- El Impuesto sobre la Renta de No Residentes -IRNR- que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- En entidades en régimen de atribución de rentas.
No obstante, no resultará aplicable a los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación de las siguientes operaciones:
- Expedición del recibo por quienes tributen bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del Impuesto sobre el Valor Añadido.
- No exista obligación de expedir factura en el régimen especial del recargo de equivalencia y régimen especial simplificado del IVA.
- Facturación de determinadas entregas de energía eléctrica.
- Facturación por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.
También el artículo 7 de este Proyecto de reglamento regula la posibilidad de que el receptor de la factura, sea empresario o consumidor final, proporcione de forma voluntaria determinada información de la misma a la AEAT facilitando el código identificativo de carácter alfanumérico o mediante la lectura del código QR contenido en la factura; con ello se persigue incentivar la concienciación fiscal de los clientes y del público en general favoreciendo la colaboración activa contra los incumplimientos dando una mayor relevancia al papel de los consumidores finales o destinatarios de las facturas en el nuevo sistema, de manera que para cada factura completa o simplificada que reciban, en soporte electrónico o impresas en papel, estos pueden, en su caso, remitirlas a la Adminitración tributaria para asegurar el cumplimiento tributario de los obligados a su emisión.
Características y requisitos de los sistemas informáticos.
Los empresarios que deban utilizar sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación dispondrán de dos opciones:
1) Aplicación informática creada por la propia Administración tributaria que pondrá a disposición de todos los obligados tributarios y,
2) Un sistema informático (privado) que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 58/2003 General Tributaria con obligación de entrega a sus clientes y comercializadores de una declaración responsable del cumplimiento de dichos requisitos.
Declaración responsable: por escrito y visible en el propio sistema informatico en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la compra del producto; debe ser conservada durante le periodo de prescripción de las obligaciones tributarias. También la norma contempla podrá utilizarse un mismo sistema informático por diversos obligados tributarios en el ejercicio de su actividad económica siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados; como así harán usos asesores, consultores, gestores, etc…
En este sentido, los sistemas informáticos que se utilicen para registrar y documentar las entregas de bienes y prestaciones de servicios deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación. Para ello, el referido Proyecto dispone que deberán cumplir los siguientes requisitos:
- Generar un registro de facturación de alta, por cada entrega de bienes o prestación de servicios, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
- Tener capacidad de remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación.
- Mantener inalterados y protegidos los datos de facturación registrados.
- Mantener inalterables los datos originalmente registrados cuando se produzca la rectificación o anulación de los datos registrados; debiendo realizarse mediante al menos un registro de facturación adicional posterior.
- Permitir el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable pudiendo la Administración tributaria tener acceso inmediato y, en su caso, tener la posibilidad de extraer los datos registrados.
- Indicar el momento en que se efectúa el registro estando correctamente fechados.
- Permitir la trazabilidad de los datos en los casos de descarga, volcado y almacenamiento de los registros.
Remisión de registros de facturación a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT).
De manera voluntaria los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán remitir a la AEAT, de forma automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados, lo que supondrá automáticamente la incorporación de esta información a los libros registros de ventas e ingresos de los obligados tributarios del IRPF y libro registro de facturas expedidas del IVA.
Los sistemas informáticos utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada y segura todos los registros de facturación generados tendrán la consideración de “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “Sistemas VERI*FACTU”; lo que implica que no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación.
Contenido de las facturas.
Las facturas expedidas conforme a lo previsto en el Reglamento (Proyecto) deberán:
- Ser expedidas en series específicas.
- Incluir un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR»
- Incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» (únicamente cuando el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT).
Fecha de aplicación de la nueva normativa.
Como hablamos de un proyecto de Real Decreto, será su publicación en el BOE la que marque la entrada en vigor del mismo. No obstante, su entrada en vigor se producirá:
- Para productores y comercializadores de los sistemas informáticos, el día siguiente de la publicación en el BOE de este Reglamento.
- En el caso de empresarios obligados que deban utilizar los sistemas informáticos de facturación, deberán tenerlos operativos adaptados a las características y requisitos establecidos en el Reglamento a partir del 1 de enero de 2024.
