Identificación y documentación: ¿Está obligado a notificar sus ficheros a la AEPD?

En materia de protección de datos personales, un fichero es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. Por tanto, puede existir fichero de datos personales almacenados en un ordenador o en formato papel.

Pues bien, con el nuevo Reglamento ya no existe la obligación de inscribir los ficheros en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos (como sí era obligatorio hacer hasta ahora). Por tanto, no es obligatorio comunicarlos a la AEPD.

Sin embargo, con la nueva Normativa se debe identificar los tratamientos de datos personales que realice, a efectos de mantener un registro de actividades del tratamiento, ya que en algunos casos será necesario que mantenga un registro de las actividades de tratamiento en el que contenga la información que establece el RGPD. En concreto, es obligatorio mantener este registro en los siguientes casos:

  1. Si su empresa emplea a más de 205 trabajadores. 
  2. Si su empresa emplea a menos de 250 trabajadores, pero realiza un tratamiento de datos que puede entrañar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, no sea ocasional o incluya categorías especiales de datos.

Si se da alguno de estos supuestos, usted estará obligado a mantener el registro, tanto si realiza los tratamientos de datos como responsable como si lo hace como encargado. Este registro debe contar por escrito (es válido en formato electrónico), y deberá mantenerlo actualizado y a disposición de la AEPD en el supuesto de que esta lo solicite.

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