¿Cumple tu empresa con la LOPD?

Todos queremos que los datos que disponen de nosotros las empresas y administraciones públicas se usen de forma correcta. Sin embargo, en muchas ocasiones, los empresarios desconocen el marco jurídico que regula la privacidad, incurriendo en riesgos innecesarios que pueden crear una imagen muy negativa de su negocio.

La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, más conocida como LOPD, es la norma que tiene como objetivo regular en España el régimen jurídico aplicable al tratamiento de los denominados «datos de carácter personal», estableciendo las condiciones en que se deben recoger, tratar y ceder este tipo de datos para no perjudicar con ello a los derechos fundamentales y libertades públicas de los ciudadanos.

Se trata de una norma fundamental teniendo en cuenta que la sociedad actual es sumamente digital. Por ello debes saber que cualquier tipo de  datos de carácter personal que maneja tu empresa, ya sean de clientes o trabajadores están sujetos a la LOPD, lo que provoca que la totalidad de las empresas deban cumplir con los requisitos que marca esta ley en relación a la toma, tipo, uso y eliminación de dichos datos.

¿Quién está obligado a cumplir la ley de protección de datos? 

Según la Ley Orgánica de Protección de Datos y el RGPD, están obligados a cumplir la normativa de protección de datos de carácter personal:

  • Sociedades mercantiles (pymes y grandes empresas)
  • Autónomos.
  • Organismos públicos.
  • Administraciones públicas.
  • Asociaciones.
  • Comunidades de bienes.
  • Comunidades de propietarios.
  • Entidades sin ánimo de lucro.

En definitiva, todas las personas jurídicas o físicas, empresas y entidades públicas y privadas que utilicen cualquier dato personal en el desarrollo de sus actividades profesionales

¿A qué datos se aplica la LOPD?

La protección de datos personales en empresas no se refiere solo a datos íntimos, sino a cualquier tipo de dato que identifique o permita la identificación de una persona, y esté en conocimiento o tratamiento de terceros.

Por ello ,  la LOPD será de aplicación:

  • A los datos de carácter personal registrados en soporte físico.
  • Que los haga susceptibles de tratamiento.
  • A toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado en los siguientes supuestos:

Cuando el tratamiento sea efectuado en territorio español en el marco de las actividades de un establecimiento del responsable del tratamiento.

Cuando al responsable del tratamiento no establecido en territorio español, le sea de aplicación la legislación española en aplicación de normas de Derecho Internacional público.

Si el responsable del tratamiento no está establecido en territorio de la UE y utiliza en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, salvo que tales medios se utilicen únicamente con fines de tránsito

¿Cómo cumplir con la LOPD?

Algunos de los pasos que llevaremos a cabo con tu empresa para el proceso de implantación y adaptación de la LOPD serán:

  • Identificación de los ficheros que contengan datos de carácter personal (empleados, clientes, proveedores, etc…).
  • Identificación del nivel de seguridad que se les aplica.
  • Identificación del Administrador del Fichero.
  • Elaboración del Documento de Seguridad.
  • Formación al Responsable del Fichero.
  • Información a los propietarios de los datos, sobre la existencia de los ficheros.
  • Inscripción de los ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos.

¿Porqué es tan importante cumplir la LOPD?

  1. Para asegurar la confianza del cliente. Si el cliente sabe que cumplimos con la LOPD tendrá más garantías de que haremos un buen uso de sus datos.
  2. Para garantizar que gestionamos correctamente los datos que tratamos en nuestra actividad y aplicamos las normas que establece la Ley. 
  3. Por la credibilidad que ganarás.
  4. Por la mejora continua que supone en la seguridad de la información.
  5. Por evitar fugas y pérdidas de información (trabajadores, colaboradores, etc).
  6. Por la mejora que supone en la gestión de tu empresa.
  7. Por normalizar las relaciones con terceros gracias a los contratos que se redactarán.
  8. Para evitar posibles denuncias de terceros que puedan acarrear inspecciones y elevadas sanciones.

¿Estoy obligado a adaptarme a la LOPD si tengo subcontratada la gestión contable, laboral, o fiscal?  

La respuesta es sencilla, SI, pues aunque la gestión de datos no la realicemos nosotros, estamos obligados. Además tenemos que adaptar nuestros contratos de outsourcing o prestación de servicios de terceros, que han de realizarse por escrito obligatoriamente. 

Así, las partes deben firmar un contrato que contenga unos mínimos requisitos en materia de Protección de Datos personales, que proteja tanto a los titulares de los datos, como a la empresa que los comunica al tercero.

Según estudios recientes sólo 1 de cada 5 empresas españolas cumplen con La Ley Orgánica de Protección de Datos, lo que puede provocar sanciones elevadísimas que en ocasiones y en casos muy graves pueden ascender hasta los 600.000 euros. 

En Fimax Asesores somos expertos en el cumplimiento de la LOPD, y te ayudaremos a  que tu empresa se adapte a ella y puedas beneficiarte de todas las ventajas que supone. 

Contacta con nosotros sin compromiso para una información más detallada, estaremos encantados de atenderte y ayudarte en lo que necesites.

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